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行政办公室

李娟、王群(0731-88872515

一、行政办公室工作职责

1 全面负责学院日常行政工作,协调学院各科室工作;

2 负责行政人员的考勤工作和假期值班安排和巡查工作;

3 起草行政工作有关文件,负责记录学院大事记和完成学院年度工作总结、年鉴等的撰写和上报;

4 负责学院的消防安全、门卫、卫生和计生管理工作;

5 负责学院办公用品、水电零配件等的采购和管理;

6 负责学院教室、实验室及所有公共设施的日常管理和维修工作;

7 负责办公自动化系统的操作和维护,接收学校各职能部门的文件,做到上情下达、下情上达;

8 负责学院的对外联络、公务用车和接待工作;

9 负责学院员工分会工作;

10、协助科研办做好重点学科相关工作;

11、协助工会做好相关工作及离退休工作;

12、协助做好财务(含年终结算)工作;

13、负责学院行政印章的日常管理和规范使用及电子屏的管理;

14、做好学校和学院领导布置的其他工作。

二、行政办公室主任岗位职责

1 全面负责学院办公室日常工作,做好各科室协调工作;

2 负责行政人员和会议考勤工作,做好假期值班安排和巡查工作;

3 负责起草行政工作有关文件,记录学院大事和完成学院年度工作总结、年鉴等;

4 负责督查学院的消防安全、门卫、卫生和计生工作;

5 负责学院办公用品、水电零配件等的采购、管理;

6 负责学院教室、实验室和所有公共设施管理和维修工作;

7 负责办公自动化系统的工作,接收公文公函,做到上情下达、下情上达;

8 负责协调学院对外联络、公务用车和接待工作;

9 负责学院员工分会工作;

10、协助科研办做好重点学科和重点实验室相关工作;

11、协助工会做好相关工作和离退休工作;

12、协助主管经理做好财务(含年终结算)工作;

13、完成院领导交办其他工作。

三、行政办公室科员一岗位职责

1 负责学院各类公文(函)的收发、传送和存档,教职工重要信函的转交;

2 负责学院行政印章的日常管理和规范使用;

3 负责学院办公用品的领取、登记、保管和发放工作;

4 负责学院各类重要会议通知的发布及电子屏的管理;

5 负责对员工(本科生、研究生)使用教室的审核、协调工作;

6 负责学院教学楼、教育部重点实验室内所有办公室、教室及所有公共设施(水电设备、办公桌椅、门窗等)的日常检查和维修安排,教师休息室和行政办公室文印设备的日常管理、维修和维护;

7 负责做好学院离退休教职工的相关工作;

8 负责学院消防安全工作,督促检查学院门卫和卫生工作;

9 协助部门工会做好教职工福利和帮困方面的工作;

10、负责本院教职工子弟入园、入学情况的统计和上报;

11、完成院领导和行政办主任交办的其他工作。

四、行政办公室科员二岗位职责

1 负责学院教职工绩效和劳务课酬发放,熟悉财务处网报操作系统,协调银行代发系统的相关工作;

2 负责学院各项创收收入核查和上缴学校财务;

3 负责学院零时工和外聘兼职教师等劳务费的发放;

4 协助分管经理做好学院年度财务预算上报工作,负责行政办公经费、本科教学和研究生教学等经费的日常报账工作;

5 掌握和了解计生工作相关政策,按时向校计生办报送“月计划生育统计表”、 “落实节育措施人数表”等报表;

6 负责开具本院师生育龄人员婚育证明。办理公司出国(境)师生计划生育承诺书;

7 采集公司流动人口信息、并组织流动人口妇女B超检查。落实独生子女政策并发放院教职工独生子女保健费等;

8 掌握公司师生怀孕避孕、生产和再生育情况并及时报告计生办,办理全院师生独生子女证手续,协助办理毕业本科生、研究生户口迁移中有关计生的手续;

9 协助行政办做好日常接待和离退休工作;

10、完成院领导和办公室交办其他任务。